公证文书质量标准（草稿）

                                          第一章  总  则

第一条[制定标准的目的及法律依据] 为提高公证文书质量，促进公证文书质量检查工作的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》及其他有关的法律、法规、司法行政规章的规定，制定本标准。
第二条[标准的适用范围] 本标准可作为公证文书质量检查和评定的依据。
第三条[公证文书的定义及范围] 公证文书是指公证机构在根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序证明民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性的活动中，收集、制作、形成的文字、声像、电子数据等公证卷宗材料的总称。具体包括：
（一）公证书原本、正本、译文；
（二）申请表、受理或者不予受理通知书及回执、告知书、询问笔录、工作记录、委托核实函、发送回执、收费凭证；
（三）有关办证证明材料；
（四）不予办理公证决定书、复查决定书、维持或者撤销决定书、撤销公告、终止公证决定书。

                                第二章 公证文书的审查标准

第四条[公证文书审查的范围] 公证文书的审查，包括对公证事项的审查和对证明材料的审查。
第五条[对公证事项的审查标准] 公证员依据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的相关规定，对公证事项的审查，应当达到如下标准：
（一）经审查，能够确定当事人的人数、身份、主体资格及相应权利；
（二）经审查，能够确定当事人的意思表示真实；
（三）经审查，能够确定当事人提供的证明材料已达到办理公证所需的真实与充分程度；
（四）对有法律意义的文书的公证，能够确定待证文书的内容完备、含义清晰、签名及印鉴真实、齐全；
（五）对有法律意义的事实的公证，能够确定待证事实与客观情况相符；
（六）对民事法律行为的公证，能够确定当事人具有相应的行为能力，当事人的意思表示真实，待证的民事法律行为合法、不违背社会公德。
第六条[对证明材料的审查标准] 公证员依据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的相关规定，同时依据专业知识和执业技能、运用逻辑推理和生活经验，采用高度盖然性证明标准，对证明材料的审查，应当达到如下标准：
（一）经审查，能够认定证明材料的法律上的真实性；
（二）经审查，能够认定证明材料的合法性；
（三）经审查，能够认定证明材料与待证事项之间的关联性。
第七条[核实程序的启动标准] 对申请公证的事项以及当事人提供的材料有下列情形之一的，公证员应当依照《公证程序规则》的相关规定进行核实：
（一）按照有关办证规则必须核实的；
（二）当事人提交的若干材料之间不能互相印证的；
（三）第三人或者利害关系人对其有异议的。
第八条[证明材料的直接采信标准] 下列证明材料公证员可以直接采信：
（一）众所周知的事实；
（二）自然规律及定理；
（三）根据法律规定或者已知事实和日常生活经验法则，能够推定出的另一事实；
（四）已为人民法院发生法律效力的裁判所确定的事实；
（五）已为仲裁机构的生效裁决所确认的事实；
（六）以为有效公证文书所证明的事实。
前款（一）、（三）、（四）、（五）、（六）项，当事人有相反证据足以推翻的除外。
第九条[证明材料的基本采信标准] 下列证明材料经公证员判断无疑义后可以采信：
（一）党政军机关、事业单位、大中型国有企业出具的证明材料；
（二）户籍管理机关、档案管理机构出具的证明材料；
（三）有法定资质的专业的鉴定机构出具的证明材料；
（四）可以通过政府部门网站查询的证明材料。
第十条[证明材料的辅助采信标准] 下列证明材料，公证员须辅助其他证明材料形成完整证据链后方可采信：
（一）居民委员会出具的证明材料；
（二）村民委员会及其他村集体组织出具的证明材料；
（三）不属于第九条所列的法人或者组织出具的证明材料。

                                 第三章  公证书的制作标准

第十一条[公证书格式的原则要求] 公证书应当按照司法部规定或者批准的体例、规格、证词格式（包括定式和要素式）制作。
规定采取要素式制作的公证书，应当按照要素式格式制作。有关办证规则对公证书的格式有特殊要求的，从其规定。
第十二条[公证书的内容] 公证书包括以下主要内容：
（一）公证书编号；
（二）当事人及其代理人的基本情况；
（三）公证证词；
（四）承办公证员的签名（签名章）、公证机构印章；
（五）出具日期。
公证证词证明的文书是公证书的组成部分。
第十三条[公证书使用文字的要求] 制作公证书应当使用全国通用的文字。在民族自治地方，根据当事人的要求，可以同时制作当地通用的民族文字文本。两种文字的文本，具有同等效力。
发往香港、澳门、台湾地区使用的公证书应当使用全国通用的文字。
发往国外使用的公证书应当使用全国通用的文字。根据需要和当事人的要求，公证书可以附外文译文。
第十四条[公证书使用纸张的要求] 公证书的封面、内页应当采用国际标准A4型纸张，纸张质量应符合装订、使用要求。涉外及涉港澳台公证事项应按照规定使用公证专用纸。
第十五条[公证书使用字体的要求] 公证书封面的“公证书”为宋体小初，加黑，居中，字间距3cm。封面公证机构全称“中华人民共和国xxx公证处”为宋体二号字，加黑，居中。距上下页边6.5 cm。公证书证词标题使用宋体二号字，居中，字间距2 cm。公证书编号、正文、落款为仿宋GB—2312三号字。正文每行排26字。
第十六条[公证书正文修改的要求] 公证书正文不得挖补涂改，国内使用的公证书中个别文字确需修改的，可加盖公证机构的校对章；涉外及涉港澳台使用的公证书应重新制作，不得以加盖公证机构校对章的形式替代。
第十七条[公证书编号的要求] 公证机构可根据公证事项确定公证书编号，公证书的编号具有唯一性，公证书的编号一般由以下内容组成：公元纪年、公证机构所在地及本公证机构简称、公证事项、数字编号等。
第十八条[公证书落款的要求] 公证书落款应注明公证机构全称及出具公证书的汉字成文日期。
第十九条[公证员签名章（签名）的使用要求] 公证书应按照规定使用公证员的签名章或者由公证员签名，公证员签名章为无框线签名章，一律为手书字体，签名章长度为 4.5厘米，宽度为2 厘米 ，公证员签名章使用蓝色印泥。涉外公证书应当使用经备案的办理涉外公证业务的公证员签名章。
第二十条[公证机构使用印章的要求] 公证机构的印章为圆形，直径为4.2厘米，中央刊五角星，公证机构字号在五角星上部自左而右环行，“公证处”三字在五角星下部自左而右横行。印章所刊名称，应为公证机构法定名称。民族自治地方，应当并刊汉文和当地通用的民族文字。印章的印文，使用宋体字和国务院公布实行的汉字简化字。公证机构印章使用红色印泥。
第二十一条[公证机构使用钢印的要求] 公证机构钢印为圆形，直径为4厘米，使用文字及文字排列与公证机构印章相同。
国内公证书（包括正本、副本，下同）除只有一页且不粘贴当事人照片或者不粘贴封面、封底的，可以不加盖钢印外，其他均应加盖钢印。涉外、涉港澳台公证书均应加盖钢印。
公证书粘贴好后，一般自封面至封底垂重透体加盖钢印于公证书左下方。对粘贴封面、封底的公证书证词页上粘贴照片的情况，公证处可在封面上相应位置加盖。对因公证书较厚、钢印加盖效果不好的问题，公证处可采取将公证书粘贴好后，一次加盖几页的方法解决。

                                 第四章  公证文书的归档与管理

第二十二[归档期限和适用依据] 公证事项办结后三个月内，承办公证员应当按照《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》，将全部卷宗材料整理归档。
第二十三[书写材料] 公证申请表、公证书签发稿、谈话笔录、现场勘验笔录、工作记录、卷宗封面等都应当使用钢笔（蓝黑墨水、碳素墨水）、碳素笔或者毛笔书写、签发，字迹应清晰易辩。上述材料也可使用电脑软件自动生成。
第二十四条[归档材料复制] 公证申请人提交的材料中有传真件、复写件以及圆珠笔、纯蓝墨水书写等不适宜长期保留的，应当复印后附卷归档。
第二十五条[卷宗目录登记] 卷宗目录应按卷内公证文书材料排列顺序逐项登记、填写，并标明起止页码，不应采用选择方式在材料题目和页码的填写上出现间隔或者跳跃。卷宗目录上应标明“本卷宗连面带底共计       页，附物证       袋”。
第二十六条[副卷和密卷] 公证事项的讨论意见和有关请示批复等不宜对外公开的材料，应装订成副卷，与正卷一起保存。
涉及国家机密和当事人隐私的公证事项，应当列为密卷保存。遗嘱公证应当列为密卷单独保存，遗嘱人死亡后改为普通卷。
第二十七条[档案分类和保管期限] 公证档案应当确定保管期限并按规定分类登记；公证档案的保管期限分为永久、长期（六十年）和短期（二十年）三种。
第二十八条[声像档案归档要求] 随卷归档的录音带、录像带、光盘及软盘等声像档案，应当逐盘登记，单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。
第二十九条[声像档案登记] 录音带、录像带、光盘及软盘的登记编目应根据内容、数量的不同采取相应的方法。
数量少且内容单一的，只建立总登记目录；数量多且按内容分类整理的，应建立分类登记目录。除盒套标签上的说明外，还应登记分类号、录音带号、录像带号、光盘号和软盘号以及题目、内容、录制人、录制时间、数量、收到日期等。
第三十条[声像档案保管] 定期检查声像档案保管情况。对录音带、录像带，一般应每隔半年重新绕一次，光盘则每一年重新刻录一次，对已受损的录音带、录像带、光盘及软盘要及时进行技术处理和复制。声像档案原版一般不得借出档案室外，如有特殊需要，须经领导批准后，方可限期外借。声像档案可将复制件外借。

                                 第五章  案卷质量评定标准

第三十一条[公证案卷质量评定标准的定义] 公证案卷质量评定标准是公证协会或者公证机构对公证案卷的质量检查及评定等级的依据。
第三十二条[评定等级] 对公证案卷质量检查的评定等级分为合格和不合格。合格等级中根据标准分为完全合格和基本合格。
对公证书质量检查的评定等级分为正确公证书、错误公证书和虚假公证书。
第三十三条[合格标准] 公证案卷质量的合格标准为：
（一）公证事项属于公证执业区域内的证明业务或者相关法律事务；
（二）公证事项由经年度考核并可以办理相应公证业务的公证员承办；
（三）证明的民事法律行为、有法律意义的事实和文书真实、合法，证据材料充分，适用法律正确；
（四）办证程序符合《公证程序规则》和专项公证细则的要求；
（五）公证申请人的主体资格、身份和相关权利真实、合法，代理人具有相应的代理权限；
（六）申请事项符合公证受理条件，公证申请符合程序；
（七）证据材料充分，证明材料为法定职能部门或者能够证实公证事项真实性的相关部门出具；
（八）公证事项涉及专业技术鉴定、评估和翻译的，应当有具有资质的专业机构、专业人员出具的鉴定、评估意见书和翻译文件等；
（九）履行告知义务的内容、方式、时间和记录规范、明确；
（十）谈话笔录、现场勘验笔录、工作记录的询问内容，有针对性，记录内容详尽、准确，笔录（记录）时间、地点、签名等项目齐全，修改处加盖印章或者捺指印；
（十一）摘抄、复印（复制）的有关资料清晰、完整，并有公证员、相关人员的核对意见和签名；
（十二）材料原件不宜入卷的，其复印件应当经公证员核对签名/盖章，注明与原件相符；
（十三）公证书采用司法部规定或者批准的格式，制作规范；
（十四）报批、免批程序规范，手续齐全；
（十五）公证收费符合标准，减免事项符合规定并有批准手续；
（十六）公证书送达程序规范，回执填写内容明确、具体；
（十七）公证案卷装订、归档符合司法部、国家档案局的有关规定，卷内材料排列顺序符合规定，随卷归档的声像制品存放保管符合规定。
第三十四条[基本合格标准] 公证案卷质量的基本合格标准为：
（一）公证申请材料内容填写不全或者不规范，但申办公证事项明确、公证申请人、代理人的签字、盖章、捺指印符合有关规定；
（二）公证当事人、代理人的主体资格以及相关权利证明基本齐全，但有欠缺或者瑕疵；
（三）公证当事人、公证事项利害关系人、证人等提交的材料以及出证所依据的相关材料基本齐全，但有欠缺或者瑕疵；
（四）证明民事法律行为、有法律意义的事实和文书的文字表述不当，或者证明的文书应当打印的未打印，但尚不影响公证书的真实、合法性；
（五）核实有关情况以及相关证明材料的方式不规范，入卷相关材料复印件上无公证员审核意见和签名/盖章；
（六）询问笔录、勘验笔录和工作记录内容过于简单、针对性不强，或者两名以上公证当事人未分别制作相关笔录，或者笔录内容修改处被询问人未捺指印（印章）确认；
（七）履行告知义务的内容、方式、时间和记录不规范；
（八）依照有关公证细则，应当录音、拍照、录像的没有制作声像资料；
（九）免批的公证事项无相关出证意见记录；
（十）公证书证词的文字表述（包括译文）不够严谨，或者有个别错字、繁体字和不规范的汉字简化字，或者有个别多字、漏字，但尚不影响公证书的效力；
（十一）公证书证词引用法律、法规和规章不准确，但尚不影响公证书的效力；
（十二）公证书出具日期、现场监督现场宣读公证证词日期、审批日期、免批签发日期不规范，但尚不影响公证书的效力；
（十三）公证书格式不规范，制作不规范，但尚不影响公证书的效力；
（十四）公证收费凭证记载的项目不详细，或者填写不规范、不完整；
（十五）公证书送达基本符合规定，回执填写不规范；
（十六）公证案卷装订、归档不规范。
第三十五条[不合格标准] 公证案卷质量的不合格标准为：
（一）公证事项不属于公证执业区域范围内，或者不属于证明业务、相关法律事务；
（二）公证书由没有取得公证员资格的辅助人员办理或者涉外及涉港、澳、台公证由不能办理该项公证业务的公证员办理；
（三）公证书虽然没有明显不真实、不合法之处，但案卷内材料反映该公证事项在办证程序方面存在严重缺陷，且无法补救的；
（四）公证申请人身份不属实，或者公证申请人的代理人不具有相应的代理权限；
（五）证明民事法律行为、有法律意义的事实和文书的客观、真实、合法性的主要证据材料欠缺或者不符合要求，且不足以支持出具公证书；
（六）公证事项未履行审批、免批程序，或者适用免批程序错误；
（七）依照《公证程序规则》或者专项公证细则的规定，未对有关情况或者相关证明材料进行核实；
（八）公证当事人或者相关部门提供的主要证据材料不完全属实，或者是由非法定职能部门出具的无法律效力的证明材料；
（九）公证证词的表述与公证事项的实际情况不一致；
（十）公证书违反司法部规定或者批准的格式，致使公证书文字表述存在法律上或者逻辑上的明显错误，或者公证书由于错、别字较多，挖补涂改严重，且未加盖校对章，直接影响到公证书的效力；
（十一）公证收费严重违反收费规定，公证费减免不符合规定；
（十二）公证案卷内没有送达回执，或者送达回执上没有收件人签名；
（十三）其他违反法律、法规和政策规定以及办证程序的情形。
第三十六条[错证的认定标准] 错误公证书（又称错证）是指公证书内容有错误或者违反办证程序。
有下列情形之一的，应当认定为错证：
（一）公证申请人无相应的民事权利能力或者民事行为能力；
（二）公证书内容违反法律、法规和政策以及司法部的有关规定；
（三）公证书所依据的主要证据材料不属实；
（四）其它严重违反《公证程序规则》和专项公证细则规定出具的公证书。
第三十七条[假证的认定标准] 虚假公证书（又称假证）是指公证书是公证机构的公证员或者内部工作人员非经合法程序私自制作的公证书；公证书是公证员明知当事人申请公证的行为、其他事实和文书是不真实的，或者违反国家法律、法规和政策，故意或者弄虚作假作出的公证证明。
公证质量检查认定的虚假公证书不包括非公证机构伪造的公证书。

                                   第六章  附   则

第三十八条[关于特殊规定适用原则的规定] 有关办证规则对不同的公证事项的办证程序有特殊规定的，从其规定。
第三十九条[解释权的规定] 本标准由中国公证协会常务理事会负责解释。
第四十条[生效时间的规定] 本标准自发布之日起施行。各地有关公证质量方面的规定与本标准不一致的，以本标准为准。  



                        关于起草《公证文书质量标准（草稿）》的说明

一、制定《公证文书质量标准（草稿）》的原因及理由
公证质量标准是衡量公证活动是否达到规定的效果和状态的准则，从行业管理行为来讲它应提供一个方向和目标；从公证员办证活动来讲它应提一个较为完整并具有可操作性的办证规范。因此，我们也可以把公证质量标准理解为它是公证行业的一个“行标”。但从目前看，公证质量标准在制定和把握上较为复杂，从它的内涵和外延上不好定位，简而言之就是“题目”太大。现在各地也只是把公证质量标准的制定一般归结为“公证质量监督管理办法”或者“公证案卷质量标准”的范围内。如果公证行业来制定一个“全国公证质量标准”，它所涵盖的内容就太多了，需要对公证活动的实体、程序以及公证卷宗、公证质量检查等方面的标准做非常全面、细化的分析和把握，这就要涉及到《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》、《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》及其有关的法律、法规中对办理公证事项的一般要求，对不同的公证事项的不同的规定和要求，同时还涉及到《遗嘱公证细则》、《提存公证规则》等不同的专项公证细则及其有关司法行政规章规定的，在公证活动中涉及各类办证过程中的各个阶段的详细操作程序以及操作程序中每个步骤的操作要求。综上，如果对公证质量标准制定的简单、空泛就会导致没有可操作性，没有指导公证活动的实际意义。因此，对制定《公证质量标准》如何“定位”，经本委员会讨论并征得协会同意，将专业委员会本年度工作任务中的《公证质量标准》改为《公证文书质量标准》。
《公证质量标准》改为《公证文书质量标准》后，随着“题目”的变化，它的内涵和外延上的“定位”也发生变化。同时，将公证质量检查标准，作为一章，写入本《公证文书质量标准》中，即：“案卷质量评定标准”。通过体例结构上的调整，使《公证文书质量标准》从“动”态向“静”态上发生转变，在某种程度上解决了原《公证质量标准》题目过大、范围过宽的问题，增强了可操作性。目前，各地司法行政机关、地方公证协会和公证机构在检查公证文书质量中缺乏统一的、详细的标准，虽然各地也制定了一些相应的标准或者办法，但在内容及适用范围上都存在一定的局限性。通过制定《公证文书质量标准》可以基本涵盖公证质量检查的内容，更具有可操作性，也可以使其有效地指导公证活动，同时为地方公证协会和公证机构对于公证质量检查及认定工作的开展，提供了具体的操作依据。
二、《公证文书质量标准（草稿）》制定的原则
第一，坚持合法性和可行性的统一。制定《公证文书质量标准（草稿）》既要严格遵循和体现《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》和办证规则的规定和要求，又要兼顾办证规则尚不完善的现实，从公证活动实际需要出发，对目前能够准确把握的内容尽可能依法予以细化、充实和完善，对难以把握处理的内容或者尚需在实践中进一步探讨的问题，仅做原则性规定或者暂不涉及。
第二，注重吸收公证业务实践积累形成的成熟经验。制定《公证文书质量标准（草稿）》，以增强其可操作性为目的，注意总结、提炼和吸收近年来公证业务实践在规范完善程序制度方面积累形成的成熟经验和制度措施，充实现有办证规则尚不完善的有关内容，增添一些新的要求，使之更具有可操作性。
三、《公证文书质量标准（草稿）》的体例结构和主要内容
《公证文书质量标准（草稿）》包括六章，分别是：
第一章  总则（包括：制定标准的目的及法律依据、标准的适用范围、公证文书的定义及范围）；
第二章  公证文书的审查标准（包括：公证文书审查的范围、对公证事项的审查标准、对证明材料的审查标准、核实程序的启动标准、证明材料的直接采信标准、证明材料的基本采信标准、证明材料的辅助采信标准）；
第三章  公证书的制作标准（包括：公证书格式的原则要求、公证书的内容、公证书使用文字的要求、公证书使用纸张的要求、公证书使用字体的要求、公证书正文修改的要求、公证书编号的要求、公证书落款的要求、公证员签名章（签名）的使用要求、公证机构使用印章的要求、公证机构使用钢印的要求）；
第四章  公证文书的归档与管理（包括：归档期限和适用依据、书写材料、归档材料复制、卷宗目录登记、副卷和密卷、档案分类和保管期限、声像档案归档要求、声像档案登记、声像档案保管）；
第五章  案卷质量评定标准（包括：公证案卷质量评定标准的定义、评定等级、合格标准、基本合格标准、不合格标准、错证的认定标准、假证的认定标准）；
第六章  附则（包括：关于特殊规定适用原则的规定、解释权的规定、生效时间的规定）。

                               中国公证协会公证质量标准委员会

                                   2007年9月26日